Zmiany w kodeksie pracy w związku z wdrożeniem dyrektyw ,,work-life balance’’ z perspektywy pracodawcy

Minął już niemal rok od wprowadzenia do Kodeksu Pracy zmian wdrażających unijne dyrektywy nazywane potocznie dyrektywami „work-life balance”* (co miało miejsce w dniu 26 kwietnia 2023 r.). Na które przepisy powinieneś zwrócić szczególną uwagę jako pracodawca?

* Pod pojęciem  dyrektywy  ,,work-life balance’’  kryją się dwie dyrektywy unijne tj.:

– dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1152 z 20.6.2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (Dz.Urz. UE L 186 z 11.07.2019, str. 105), oraz

– dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20.6.2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE L 188 z 12.7.2019, str.79)

Ustawodawca wprowadził szereg nowych uprawnień dla pracowników, w szczególności pracowników – rodziców.

Najważniejsze zmiany w kodeksie pracy z perspektywy pracodawcy to:

1. DODATKOWE DNI WOLNE I URLOPY DLA PRACOWNIKÓW

Poza obowiązującymi urlopami wypoczynkowymi, urlopami bezpłatnymi, urlopem macierzyńskim, urlopem na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopem ojcowskim, urlopem wychowawczym, czy 2 dniami (16h) w roku wolnymi na opiekę nad dzieckiem, ostatnia nowelizacja wprowadziła dodatkowe dni wolne i urlopy dla pracowników, tj.:

1. prawo do zwolnienia od pracy w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych  spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. (art. 148¹ k.p.)
   • za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do połowy wynagrodzenia.
   • pracodawca jest zobowiązany udzielić zwolnienia od pracy, jeżeli pracownik złoży wniosek w dniu korzystania ze zwolnienia lub wcześniej.
   • gdy pracownik zatrudniony jest na część etatu zwolnienie godzinowe ustalane jest proporcjonalnie z zaokrągleniem w górę do pełnych godzin
2. urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni – w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przy czym za członka rodziny uważa się syna, córkę, matkę, ojca lub małżonka (art. 173¹ k.p).
   • urlop jest bezpłatny
   • wniosek o urlop powinien zostać złożony w terminie nie krótszym niż 1 dzień przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu w formie papierowej lub elektronicznej
   • pracodawca co do zasady nie może odmówić udzielenia
   • okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze
3. urlop rodzicielski w celu sprawowania opieki nad dzieckiem –  rodzice mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem (art. 182^1a k.p.)
   w wymiarze:

• do 41 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie)
• do 43 tygodni  (w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie)

Pracownicy – rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad tym dzieckiem w wymiarze:

• do 65 tygodni (w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie )
• do 67 tygodni  (w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie)
• Urlop rodzicielski w podanym wyżej wymiarze przysługuje łącznie obojgu pracownikom – rodzicom dziecka, przy czym każdemu z pracowników – rodziców dziecka przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego w podanym wymiarze . Prawa tego nie można przenieść na drugiego z pracowników – rodziców dziecka
  • Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.
  • Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika.
  • Pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy do połowy etatu
  • Pracownik może zrezygnować z korzystania z urlopu rodzicielskiego w każdym czasie za zgodą pracodawcy i powrócić do pracy.

UWAGA: Naruszenie przepisów o urlopie opiekuńczym podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

2. MOŻLIWOŚC ZŁOŻENIA PRZEZ PRACOWNIKÓW- RODZICÓW WYCHOWUJAYCH DZIECKO DO UKONCZENIA PRZEZ NIE 8 ROKU ŻYCIA WNIOSKU O ZASTOSOWANIE DO NICH ELASTYCZNEJ ORGANIZACJI PRACY

Ustawodawca wprowadził możliwość złożenia przez pracowników – rodziców wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia wniosku o zastosowanie do niech  elastycznej organizacji pracy.  (art. 188¹ k.p.)

Za elastyczną organizację pracy, zgodnie z przepisami  uważa się pracę zdalną, system przerywanego czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ruchomy czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy oraz obniżenie wymiaru czasy pracy.

Pracodawca rozpatruje wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Pracodawca może odmówić. O swojej decyzji informuje pracownika w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

 Co istotne, złożenie przez pracownika wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji pracy,  nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia. Pracodawca będzie nadto musiał udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę kierował się innym powodem niż złożenie powyższego wniosku przez pracownika.

UWAGA: Naruszenie przepisów o elastycznej organizacji pracy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

3. WNIOSEK O ZMIANĘ RODZAJU PRACY W PRZYPADKU PRACOWNIKÓW PRACUJĄCYCH CO NAJMNIEJ 6 MIESIĘCY U PRACODAWCY

Zgodnie z dodanym art.  29³ k.p., pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy może raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę na okres próbny.

Pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika, ale biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika może też odmówić.

Pracodawca powinien udzielić odpowiedzi na wniosek w formie papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku. W razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika o przyczynie odmowy.

UWAGA: nieudzielenie przez pracodawcę odpowiedzi na ten wniosek lub niepoinformowanie pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

4. ROZSZERZONY OBOWIĄZEK INFORMACYJNY PRACODAWCY

Na pracodawcę  kodeks pracy nakłada dodatkowe obowiązki informacyjne wobec pracownika. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 29 k.p. § 3 k.p. pracodawca musi poinformować pracownika:

– nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o:

–  obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, przysługujących pracownikowi przerwach w pracy, przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku, zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią, a w przypadku pracowników wykonujących pracę zmianową – o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,

– w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się miedzy miejscami pracy,

 – innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,

– wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,

– obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,

– o układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,

– prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,

– w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy – terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

 nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu o:

– zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania

niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika o:

–  zmianie warunków zatrudnienia (wskazanych powyżej) oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

oraz, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o :

– nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Pracodawca może przekazać te informacje  w postaci papierowej lub elektronicznej – jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika. Natomiast Zmiana warunków umowy o pracę wymaga zachowania formy pisemnej.

UWAGA Nie poinformowanie pracownika w terminie o wyżej wskazanych warunkach jego zatrudnienia, stanowiące rażące naruszenie przepisów – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

5. OGRANICZENIA DLA PRACODAWCY PRZY WYPOWIADANIU PRACOWNIKOWI UMOWY O PRACĘ

Ustawodawca zabezpieczył dodatkowo prawa pracowników wprowadzając dla pracodawców ograniczenia przy wypowiadaniu umów o pracę.  

Zgodnie z dodanym art. 29⁴ k.p, przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę  lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przyczyną uzasadniającą przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, jak również przyczyną  zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę nie może być:

– jednoczesne pozostawanie przez pracownika w stosunku pracy z innym pracodawcą lub jednoczesne pozostawanie w stosunku prawnym będącym podstawą świadczenia pracy innym niż stosunek pracy (chyba że odrębne przepisy ograniczają taką możliwość albo stanowiłoby to złamanie zakazu konkurencji ustanowionego w umowie),

– Skorzystania przez pracownika z przysługujących mu uprawnień dozłożenia wniosku o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (o których mowa w niniejszym artykule powyżej w punkcie 3),

– dochodzenia  przez pracownika od pracodawcy przysługującego mu prawa do udzielenia mu informacji od pracodawcy w zakresie wymienionym w kodeksie pracy,

– skorzystanie przez pracownika ze szkolenia wliczonego do czasu pracy i na koszt pracodawcy.

Pracodawca będzie musiał nadto udowodnić, że przy rozwiązywaniu umowy o pracę lub zastosowaniu działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę kierował się powodami innymi niż  wyżej wymienione.

UWAGA: Pracodawca, który wypowiada lub rozwiązuje z pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia, naruszając w sposób rażący przepisy prawa pracy podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

6. DODATKOWE PRZERWY WLICZONE DO CZASU PRACY

W  znowelizowanym art. 134  § 1 , ustawodawca wprowadził dla pracowników dodatkowe przerwy, wliczane do czasu pracy, tj. jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi:

co najmniej 6 godzin — pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

jest dłuższy niż 9 godzin – pracownik ma prawo do dodatkowej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut;

jest dłuższy niż 16 godzin – pracownik ma prawo do kolejnej przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut.

Dłuższe przerwy przysługują pracownikom młodocianym – Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy młodocianego jest dłuższy niż 4,5 godziny, pracodawca jest obowiązany wprowadzić przerwę w pracy trwającą nieprzerwanie 30 minut, wliczaną do czasu pracy.

Ponadto dodatkowe przerwy wliczane do czasu pracy przysługują pracownicom karmiącym piersią oraz w przypadku pracy monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie. (art. 187 i 145 k.p.)

UWAGA: Pracodawca, który narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

7. ZMIANY W UMOWACH O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY

Nowelizacja wprowadziła dość istotne zmiany w umowach o pracę na okres próbny.                     W świetle nowej regulacji art. 25 k.p pracodawca będzie musiał przy zawieraniu umów o pracę na okres próbny, brać pod uwagę na jaki okres planuje docelowo zawrzeć umowę z pracownikiem.

Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

1 miesiąca –  w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy;

2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy

Stronom stosunku pracy przysługuje jednak uprawnienie do jednokrotnego wydłużenia w umowie o pracę na okres próbny okresów wskazanych powyżej, nie więcej jednak niż na 1 miesiąc – jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy.

W przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony 12 miesięcy lub dłuższy albo na czas nieokreślony – umowę o pracę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający 3 miesięcy.

Ponadto strony mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że umowę tę przedłuża się o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności.