Dane kontekstowe:
Typ: dynamicznie rozwijająca się firma usługowa B2B
Lokalizacja: Gdańsk
Skala: 12 pracowników
Sytuacja wyjściowa: szybki wzrost liczby kontrahentów + projektów równoległych, bez adekwatnego zaplecza prawno-organizacyjnego.
“Przed” – problemy:
Niejednolite klauzule (odpowiedzialność, kary, poufność, rozwiązanie współpracy) → ryzyko i chaos
NDA / RODO niespójne → podwyższone ryzyka przy większych kontrahentach.
Zwroty wniosków z KRS → opóźnienia, wpływ na przetargi i procesy inwestycyjne.
Zarząd “uwięziony” w formalnościach zamiast w sprzedaży i rozwoju.
–45% opóźnień startu projektów
+2h dziennie dla zarządu
0 zwrotów z KRS po wdrożeniu
Szybsze uruchamianie współpracy z klientami.
Jasne ścieżki decyzyjne → więcej czasu na sprzedaż i rozwój.
Mniejsze ryzyko sporów o zakres usług i kary umowne → większe bezpieczeństwo kontraktowe.
Klientem była dynamicznie rozwijająca się firma usługowa B2B z siedzibą w Gdańsku, zatrudniająca 12 osób. Spółka w krótkim czasie zwiększyła skalę działalności, liczbę kontrahentów oraz projektów realizowanych równolegle. Rozwój biznesu nie był jednak wspierany przez adekwatne zaplecze prawno-organizacyjne.
Umowy z klientami i podwykonawcami były każdorazowo przygotowywane „od zera”, bez spójnych wzorów i jednolitej logiki. Dokumenty różniły się zakresem odpowiedzialności, zapisami o karach umownych, poufności czy zasadach rozwiązania współpracy. Równolegle sprawy korporacyjne, w tym zmiany wpisów w KRS, często kończyły się wezwaniami do uzupełnień lub korekt, co powodowało dodatkowe opóźnienia i dezorganizację pracy zespołu.
Główne wyzwania prawne i organizacyjne
Najistotniejszym problemem był brak standaryzacji i ładu dokumentowego. Spółka nie posiadała jednolitych wzorów umów, a obieg dokumentów opierał się na doraźnych ustaleniach, co skutkowało powielaniem błędów i stratą czasu. Niejednolite umowy NDA i dokumentacja RODO generowały dodatkowe ryzyka prawne, zwłaszcza przy współpracy z większymi kontrahentami.
Istotnym zagrożeniem były również zwroty wniosków z KRS, które w praktyce wpływały na możliwość udziału spółki w przetargach oraz na terminowe domykanie procesów inwestycyjnych. Zarząd angażował znaczną część czasu w poprawki formalne zamiast w rozwój biznesu i sprzedaż.
Zakres działań Kancelarii
Prace rozpoczęto od kompleksowego audytu dokumentów wykorzystywanych przez spółkę. Analizie poddano obowiązujące umowy, protokoły, uchwały oraz praktykę ich stosowania w codziennej działalności. Na tej podstawie przygotowano spójną bibliotekę wzorów umów obejmującą m.in. umowy z klientami, umowy z podwykonawcami, NDA oraz zestaw aneksów umożliwiających szybkie dostosowanie dokumentów do konkretnych projektów.
Równolegle uporządkowano dokumentację korporacyjną spółki. Opracowano jednolite wzory uchwał i protokołów, doprecyzowano zasady reprezentacji oraz przygotowano checklisty do czynności rejestrowych, co znacząco ograniczyło ryzyko błędów formalnych w postępowaniach przed KRS.
Istotnym elementem wdrożenia była również krótka, praktyczna procedura obiegu dokumentów. Określono, kto odpowiada za przygotowanie dokumentu, kto dokonuje jego akceptacji, na jakim etapie następuje podpis oraz w jaki sposób dokumenty są archiwizowane. Procedura została dostosowana do realiów pracy MŚP, bez nadmiernej biurokracji.
Kancelaria zapewniła także stałe wsparcie doradcze, obejmujące opiniowanie nowych kontraktów oraz szybkie wskazywanie tzw. „red flags” dla zarządu, czyli zapisów potencjalnie ryzykownych z punktu widzenia odpowiedzialności lub interesu spółki.
Efekty wdrożenia
Po ośmiu tygodniach od wdrożenia nowych standardów spółka odnotowała wymierne korzyści organizacyjne i biznesowe. Liczba poślizgów w rozpoczynaniu projektów spadła o 45%, co przełożyło się na szybsze uruchamianie współpracy z klientami. Kolejne wnioski składane do KRS nie skutkowały żadnymi zwrotami ani wezwaniami do uzupełnień.
Zarząd odzyskał średnio około dwóch godzin dziennie, które wcześniej były poświęcane na poprawki dokumentów i wyjaśnianie wątpliwości formalnych. Gotowe wzory i jasne ścieżki decyzyjne pozwoliły skupić się na sprzedaży i rozwoju działalności. Spójna dokumentacja ograniczyła również ryzyko sporów dotyczących zakresu usług oraz kar umownych, co zwiększyło bezpieczeństwo kontraktowe spółki.
„Zamiast produkować kolejne wersje umów, mamy jeden kompletny zestaw wzorów i jasne zasady działania. Projekty startują szybciej, a formalności przestały blokować sprzedaż i rozwój firmy.”
Wnioski
Przypadek ten pokazuje, że bieżąca obsługa prawna w MŚP nie polega wyłącznie na reagowaniu na problemy, lecz przede wszystkim na budowaniu przewidywalnych i skalowalnych procesów. Standaryzacja umów i procedur pozwala realnie oszczędzić czas zarządu, ograniczyć ryzyka prawne oraz zwiększyć tempo działania całej organizacji.